城市规划档案的分类管理研究

（2p）城市规划档案的分类管理研究竺春娣一般来说，城建档案整理工作具体可划分为分类、组卷、排列、编目四个工作环节，其中分类是整理工作的首要环节，它决定着城建档案保管与利用工作的质量和效率，因此分类又是城建档案整理过程中的重要环节。1．开发利用规划设计档案资源的必要性创新档案管理是规划创新的重要组成部分。当前， “规划创新”正成为规划行业工作的一个主流，在这一背景下，从城市规划的思路、理念，到规划设计的手段、方法，以及规划设计企业管理、成果管理的思路，都打上了鲜明的“创新”的烙印。长期以来，规划设计成果档案的管理工作，更多的是按传统办事，基本上被动地囿于将完成的规划成果文本或光盘收集、立卷和归档保存，而对于规划设计成果档案如何更好地主动、超前服务于市场、服务于企业的发展、服务于社会等方面，缺乏有效的研究分析。在当前创新的大潮下，必须改变这一状况，使档案管理真正成为规划创新的有机组成部分。保护和开发利用档案资源，是加强企业内部管理的客观要求。规划设计发展的历史，记载着城市发展演变的历史，规划设计档案，作为一种原生的信息资源，承载着保存城市发展轨迹的重大责任。近年来，随着城市建设的快速发展，城市面貌日新月异的变化，与规划设计部门编制的大量的超前性、可行性的规划是分不开的。仅无锡市规划设计院成立的近二十年，就编制了近千个规划，可以说，现存的规划设计成果档案资料，是本地区最丰富、最有实用价值的城市规划信息资源库，这一大批珍贵的档案信息资源，如何切实加以保护好，并且开发利用好，就必须努力实现档案管理的科技创新。创新档案管理是信息时代对规划设计部门的要求。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。这给拥有最全、最新、最直接城市规划相关资料的规划设计部门，提出了崭新的课题。需要从事信息保管和提供利用的部门，创新管理思路和管理体系，尽快改变传统的原始管理和利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，及时、方便地为各级领导和社会各方面的需求者提供服务。2．城市规划管理档案的特点由于城市规划管理是保证城市规划编制和实施的重要手段，因此，在实施具体的城市规划管理活动中，每时每刻都离不开城市规划管理档案。如在建设用地管理工作中，涉及建筑用地的申请，审批工程选址、施工放线等，都要有有关的批准文件，工程设计图纸等文件材料作为工作凭证。可以说在整个规划管理工作各个环节中，都与规划管理档案有着直接或间接的联系。规划管理档案是进行规划管理各项工作的前提和条件，没有规划管理档案或规划管理档案不完整、不准确，都将给规划管理工作带来困难。因此，可以说，规划管理档案是规划管理工作的核心，也是规划管理工作成果最终实现形式、3．城市规划档案的分类管理城市规划档案的分类可以是多层次的，例如，大类、属类、小类……等等，也可以是单层次的，例如，大类下面不再设下位类而直接统率案件，这要根据同一类别的档案数量多少来决定。为了有利于档案的保管和利用，首先应全面了解规划管理档案的内容和数量状况，以解决是否有必要多层次地分类，如 3 可以不必伸展下位类，对 C 类档案中的总体规划 ，档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案。1）档案分类和实体分类问题档案整理工作中的分类实际上是实体分类，是对具体的文件材料实体进行分类和组卷等。实体类的目的在于档案实体保管。因此，实体分类不能层次太多，一般采用两级即可。否则易影响整理工作的效率并引起库房倒架的频繁。信息分类则同，它打破了档案实体的局限，只对隐含其中的类信息进行重组。信息分类的目的在于信息检索可以根据利用需求建立多种检索体系。因此，信息分类可通过计算机管理模式不断伸展和细化。中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(将分类层次限定为 2～3 级主要也是基于对计算机管理条件下新检索方式考虑。手工管理条件下，细分属类，可以进一步定查找范围，增强检索的目的性；而计算机具有大的检索能力，无需通过细分属类来限定检索围，就能实现准确高效的检索。因此，一般 2～3 级可满足需要。我们以为，规划管理档案的实体分类与信息分类不能混淆，实体分类一般两级即可，信息分类则根据需求设置，不受级次限制，信息分类的类划分越细，对信息划分的准确性要求就越高，对案分类人员的素质要求也越高。例如，用地类档中用地性质代码的划分，就是信息分类的体现。2）档案的库房分类保管按目前的管理方式，规划管理档案是按属类分类流水排架。因此，会产生库房空间预留的问题。属类设置得越多，预留的空间就越多，倒架的机会也越大。解决问题的办法是，要么减少属类的类目，要么改变传统的库房管理模式。否则，因无法准确掌握库房的预留空间，使频繁的倒架将再所难免。分类工作贯穿于整理工作的全过程。组卷问题，归根到底也是分类问题。一个卷实际上就是最小的一类文件。组卷是整理工作的主要内容和核心部分。2000 年国家档案局发布中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(22推行文书档案立卷改革，取消了“卷”的概念。因为，在计算机管理的前提条件下，直接进行文件级检索已可实现，无需再经过案卷这个级别。现在文书档案立卷改革将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来，大大提高了工作效率。我们在规划管理档案的管理中受到文书档案立卷改革的启发，已开始着手实施立小卷的方法，即原来合并为同一卷的、属同一类档案中的几个部分，现在不合并在一起，而按小卷立卷，立为 3 或 4 个小卷，虽然它们不合并在一起，但在计算机中却建立了虚拟的关联，保持了各小卷之间的有机联系，这是“简化整理，深化检索”的创新尝试，对于提高整理工作质量和效率无疑产生了深远影响，这确实是一次可行的思维创新。3）规划管理档案档号的编制分类、组卷之后，对每个案卷给定代号即著录“档号”，“档号”通常包括分类代号和案卷顺序号两部分，两者之间以“破折号”隔开。规划管理档案档号的编制应注意以下几点:第一、要尽可能简练。简练可以减少工作量和降低差错率。“分类代号”的类别层次直接影响着档号编制的工作量和准确性，其中大有研究的必要。以用地档案为例，如果只设置 2 级类目，档号比较易于编制，即分类号·文号～案卷顺序号，如果设置 3 级类目，类目增加至十几个，由于每人对文件理解的差异，同一类文件可能被划分成不同类别。报建类档案的分类亦如此。第二、尽可能稳定。我单位规划局各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化，规划管理档案的类目没有因此而按处室职能划分，而是按照逻辑和内容划分分类标准。所以说，档号的设置不会因机构设置的变动而变动，它是相对稳定的，并应与建设部《城建档案分类大纲》保持一致性。在我市规划局改革规划管理案审批程序，统一窗口收案和出案，提高机关工作作风和办事效率之后，我们的档案整理速度、计算机录入扫描速度和调案效率也应跟进。实现案件办毕后一周上网，将对规划管理档案整理这一工作提出更高要求。因此，在逐步建立数字城建档案馆的目标下，必须推进整理工作，简化整理工作环节，提高工作效率，使档案工作人员从烦琐的整理工作中解放出来，将更多的精力投人在信息开发和信息服务上。结论科学的决策是提高效率的关键。本文的目标是建立城建分类档案馆，服务于城市规划管理建设，城市规划管理档案的整理工作将直接影响城市规划管理水平，如何思维创新，科技创新是下一步的研究内容。（作者单位：浙江宁海县规划局）